Gestionnaire de tâches sous MacOsx

Résumé de ma présentation du 03 Septembre

Quel critères de choix ?

  • simplicité
  • rappels, recurrence
  • backup, cloud
  • collaboration
  • Cross-platform, Web
  • gratuité vs Premium

Le plus ancien sur le marché, et néanmoins puissant (+ Premium)

  • Remember The Milk

Les plus simples en gratuit

  • Todo.txt
  • Google Keep

Le plus complet en gratuit

  • Producteev

Les plus simples (+ Premium)

  • 2Do
  • TickTick
  • Wunderlist
  • Todoist
  • Trello
  • Any.do
  • Clear
  • Toodledo
  • Nirvana

Complets et totalement intégrés à MacOsx/iOs

  • Things

Professionellement, le plus puissant et totalement intégré à MacOsx/iOs

  • Omnifocus

Les plus polyvants: gestion de projets, collaboration, ..

  • GTDNext
  • Nozbe
  • IQTell
  • Asana
  • FacileThings
  • Wrike

Les outsiders.. parce qu’ils ne servent pas qu’à çà !

  • Evernote
  • Checkvist
  • Workflowly

Les inclassables

  • Daysprint: des petites cartes qui s’empilent selon le niveau d’énergie requis, la priorité. Avec un sablier Pomodoro. Mais sans connection avec le reste du moment. Bref, un petit bijou sympa.
  • Kanbanflow: la méthode des cartes-Kanban.

References

Tableaux comparatifs:

Videospec: outil d’analyse de fichiers video.

Faisant suite à l’atelier de Claudio, j’ai décidé d’ouvrir des posts concernant les conversions de vidéos.

Le premier post est dédié à un outil très bien foutu qui vous donne des informations sur un fichier video: Videospec.

Ce petit outil est bourré de fonctionnalités qui vous permettent, par exemple,

  • d’obtenir des infos sur un fichier video (je viens de le dire)
  • comparer pls fichiers videos entre eux
  • de vérifier la compatibilité du fichier avec le QT de votre machine (en ce y compris si des modules comme Perian ont été installés)

Bref un must-have.

Merci Claudio pour cette perle !

 

videospec

 

 

 

 

Evernote aux 1000 facettes

Mon exposé lors des ateliers du Grumf 2016

Qu’est-ce qu’est Evernote ?

Evernote est un logiciel de prise de notes, de stockage de contenu et, accessoirement, de gestion tâches simples.
Les données de l’application (les notes, ..) ne sont pas stockées sur l’ordinateur mais sur les serveurs de l’entreprise; un logiciel « client » peut ajouter/éditer les notes mais une synchronisation avec les serveurs est nécessaire pour mettre à jour la base de données.
L’application est disponible sur toutes les plateformes: Windows, MacOs, iOs, Android, Blackberry, Palm, HPOs… et Linux (avec réserve). Une interface Web existe aussi.
Le logiciel existe en version gratuite (avec limitations), en version « Plus » et en version Premium

Prise de notes

Evernote n’est pas, à l’origine, « taillé » pour être un éditeur de notes. On peut y créer des notes au format texte « simple », avec, bien sûr, les principaux classiques de format de notes (gras, souligné, puces, ..), la possibilité d’inclure des images ou les tableaux1.
Mais on ne sait pas créer et manipuler au sein de l’app des notes dites « en texte enrichi » comme un document Word par exemple: il faut nécessairement passer par un éditeur externe.
On oublie donc référence de bas de pages, table des matières, …
Toutes ces notes peuvent être rassemblées dans des carnets.

Etiquettes

Une note peut recevoir une ou plusieurs étiquettes. On peut ainsi faire apparaître toutes les notes étiquetées de la même manière ou utiliser les étiquettes dans des recherches.

Stockage de contenu

Dans Evernote, on peut tout stocker: des notes, des PDFs, des documents Office, de l’audio, des images/photos, …
Les notes texte crées dans Evernote elle-même, les images et les PDFs sont visualisables directement dans l’application.
Pour beaucoup d’autres types de documents, la fonction « Coup d’oeil » qui permet de prévisualiser le fichier.

Ce n’est pas une question de poids des notes, mais une question de trafic

Spécificité d’Evernote, ce n’est pas la taille2 des notes stockées qui différencie le compte gratuit du compte Premium, mais bien le volume des données échangées entre son compte sur les serveurs et la totalité des appareils qui s’y synchronisent: par mois 60M en version gratuite , 1G en version Plus et 10G en version Premium.

Indexation de contenu

Le contenu des notes texte, des images et des PDFs (Premium) sont indexés et permettent ainsi une recherche à l’intérieur des documents. Valable aussi pour les autres types de documents (Office, audio, video, ..).

Gestion de tâches: rappels et notifications

Chacune des notes peut recevoir un rappel.

Le rappel est une simple façon de distinguer une note d’une autre, en la mettant en évidence dans une section « Rappels » spécialisée. Il faut voir le rappel comme une case à cocher « A faire » sur l’entièreté de la note.

La notification

En plus, sur ce rappel, on peut ajouter une notification3: c’est une date+heure à laquelle Evernote doit vous remémorez le rappel.

Cependant, les rappels dans Evernote me laissent un gout de trop peu:

  • d’abord le rappel d’Evernote, c’est plutôt une « tâche à faire », une « case à cocher »
  • et puis, pour avoir un vrai « rappel » au sens temporel que tous les logiciels de gestion de tâches le comprennent, il faut d’abord construire le rappel, puis y mettre une notification.
  • enfin, il y a le couac à mes yeux: je peux supprimer un rappel (Evernote appelle cela « vider le rappel » ??)… Mais si jamais je l’avais marqué comme « Terminé », je dois d’abord le ré-activer puis le supprimer. Tout au moins sur Mac. Etrange

Partage

On peut partager une note depuis Evernote que ce soit par lien direct ou par email. Le lien reçu ouvre la note dans l’interface Web. Par défaut, la note est en lecture seule: un compte Premium peut donner plus de droits (modification, ..).
Il en va de même avec le partage d’un carnet de notes (Premium seulement ). Dans le cas du carnet, on parle plutôt d’abonnement. Le carnet partagé apparait dans une section spécifique l’application Evernote: on le voit donc concrètement dans son application.

Recherche

Bien sûr, on peut une recherche de mots dans tous les documents de sa base de données. On peut aussi restreindre la recherche à un carnet précis.
Il existe aussi une syntaxe avancée de recherche. Par exemple « intitle:café » recherche les notes dont le titre (et le titre seulement) contient « café ».
Malheureusement, les mots-clés ne sont pas encore traduits en français et les retenir dans la langue US n’est pas toujours fort aisé.
La recherche est pour moi un des points faibles d’Evernote et ne fait pas malheureusement partie des priorités de développement. Il existe bien des outils externes (comme Bitqwik sur Windows) mais la plupart offrent peu en plus ou sont laissés à l’abandon.
Cependant, la recherche sémantique dans Evernote progresse à grands pas.

Export

Il s’agit du point qui fait le plus débat actuellement. En résumé, on peut exporter une note ou un ensemble de notes (voir toutes):

  • au format « .enex », le format propriétaire de backup d’Evernote (du XML en fait)
  • au format HTML

Et c’est tout.. malheureusement.

Quelques exemples d’utilisation

D’après un article de LaChaineElephant

Documents administratifs divers

  • Les documents de voyage
  • Les factures d’achats faits en ligne
  • Photos papiers d’identité, livret de famille, certificat médical, etc…
  • Photos des horaires d’ouverture des magasins
  • Factures des services (téléphonie, garage, …)

Information de références

  • How-To
  • PDF des manuels (ex: appareils photo, gadgets, etc…)
  • Photos des lieux visités
  • Photo des cartes de visite récupérées, avec commentaire sur la personne rencontrée et la date de la rencontre.

Mémoire numérique

  • Photos sélectionnées prises avec l’iPhone pour garder ces petits moments de vie
  • Petites vidéos issues de smartphone.
  • Cours, leçons, notes manuscrites scandées, screenshots de tableaux blancs, …
  • Recettes

Professionnel

  • Des e-mail de références
  • Des informations de références (site intranet, infos de connexion, etc.)
  • Des documents de management (évaluations, etc.)
  • Des documents de références (présentation Powerpoint)
  • Des notes prises lors d’une conférence, de réunions

Alors, les plus et les moins ?

Les +

  • multiplateformes
  • bardé de tonnes de plugins, aidons, extensions ou applications tierces qui en décuplent son utilisation.
  • simplicité d’utilisation
  • partage facile

Les –

  • Un utilitaire de recherche limité
  • Export limité quant aux formats de sortie
  • Les tableaux dans les notes sont d’une utilisation, d’un formatage plus que rocambolesque !
  • Pas de mode collaboratif direct

Les concurrents d’Evernote

J’ai essayé des dizaines de gestionnaire de notes ou tâches. A mes yeux, il n’y en a qu’une poignée qui peuvent rivaliser avec Evernote. En voici leurs plus et leurs moins.

(1) Microsoft OneNote (gratuit)

Les +

  • Complètement intégré à l’écosystème Microsoft
  • Indexation et recherche aussi performante qu’Evernote
  • Beaucoup de templates pour créer des notes spécifiques et particularisées.
  • Notes au format « riche » avec inclusion d’images, des formatages avancés, …

Les –

  • Stockage dans un format propriétaire (ou sur un Cloud tout aussi obscur)

(2) Devonthink Pro (commercial)

Les +

  • Algorithme de recherche très poussé
  • Visionneuse intégrée de documents couvrant la plupart des formats.
  • Gestion de notes très poussée (groupes intelligents, …)
  • Notes au format « enrichi » avec beaucoup de possibilités de formatage, … et aussi des tableaux4

Les –

  • Uniquement Mac
  • Stockage dans une structure propriétaire
  • Ergonomie loin en deçà des standards Apple

(3) GoogleDocs (& GoogleDrive) (gratuit)

Les +

  • Richesse des documents que l’on peut créer et des outils s’y rapportant
  • Intégré (et donc complètement transparent) à l’écosystème Google
  • Disponible sur de nombreuses plateformes mais avec des restrictions dans chacune d’elles.
  • Partage et collaboration très poussé

Les –

  • C’est Google quoi…

(4) nvAlt / Notational Velocity (gratuit)

Les +

  • Gestion des notes (sauvetage, …) totalement transparente en arrière-plan
  • Recherche instantanée
  • Stockage au format texte en local ou sur le Cloud via Dropbox
  • Markdown.

Les –

  • Notes de texte uniquement (pas d’images, de sons, …)
  • « Connectable » avec d’autres plateformes mais via des logiciels spécialisés.
  • Pas de mode collaboratif
  • MacOSX seulement

(5) SimpleNote (gratuit)

Les +

  • Plus simple qu’Evernote
  • Markdown.

Les –

  • Notes de texte uniquement (pas d’images, de sons, …)
  • Pas de rappels.
  • Pas de fichier attaché

(6) Google Keep (gratuit)

Les +

  • Texte, iamages, sons , OCR
  • Rappels

Les –

  • Peu clair dans la hiérarchisation des notes
  • Pas de fichier attaché

(7) Et tout le reste

  • SohoNotes: commercial
  • Together: commercial
  • Yojimbo: commercial
  • Nevernote: gratuit, open-source

Evernote, les formules tarifaires

Evernote Basic

  • Stockage illimité
  • Synchro toute plateforme
  • Partage de carnet
  • Recherche dans notes texte
  • 60 Mo de trafic mensuel
  • 25 Mo par note
  • Accès hors ligne sur bureau uniquement
  • Support via forum uniquement
  • Publicité dans l’application (pas intrusive du tout)

Evernote Plus

Basic +

  • 1 Go de trafic mensuel
  • 50 Mo max par note
  • Stockage de note via email
  • Penultimate: option de papiers illimités
  • Accès hors ligne sur bureau et mobile
  • Support client standard

20 euros par an

Evernote Premium

Evernote Plus +

  • 10 Go de trafic manesuel
  • 200 Mo max par note
  • Indexation et recherche dans PDF, documents Office, images et fichiers attachés
  • Annotation PDF
  • Mode présentation
  • Passage d’un compte à l’autre
  • Numérisation de cartes de visite
  • Publicités masquables
  • Support client prioritaire avec chat
  • Time Machine sur les notes

40 euros par an

Evernote Business

Limitations Evernote

  • Nombre de notes personnelles : 100 000

  • Nombre de carnets de notes personnels : 250

  • Nombre de carnets de notes partagés avec vous : 500 ; 200 (Evernote Basic)

  • Nombre maximal de personnes avec lesquelles vous pouvez partager un carnet de notes personnel : 500

  • Nombre d’étiquettes par note : 100

  • Nombre d’étiquettes par compte : 100 000

  • Nombre d’emails enregistrés dans un compte Evernote: 200 par jour ; Indisponible avec Evernote Basic

  • Nombre d’emails envoyés depuis un compte Evernote : 200 par jour ; 50 (Evernote Basic)

  • Nombre maximal de recherches enregistrées : 100

  • Nombre maximal de raccourcis : 250

Toutes les limitations

Evernote, quelle formule pour qui ?

Evernote Basic

  • utilisation standard
  • si on a pas besoin d’OCR dans les PDFs et images

Evernote Plus

  • utilisation plus intensive
  • pouvoir envoyer des notes par email
  • si on utilise Penultimate ou si on a besoin du mode hors-ligne sur mobile

Evernote Premium

Quelques applications autour d’Evernote

Skitch (Evernote) (Android iPad iPhone Desktop)

Outil gratuit de capture d’écran avec stockage dans Evernote.
Possibilité d’annoter les images capturées.

Penultimate (Evernote)

Outil gratuit de prise de notes manuscrites.
Pas aussi puissant que Noteshelf, mais permet néanmoins de s’initier à l’écriture manuscrite.
Gestion de la zone « paume des mains »

Scannable (Evernote)(iPad iPhone)

Outil gratuit permettant de prendre des photos de pages de documents (de tickets, ..) et
de les stocker dans Evernote. Evernote Premium offre en plus la recherche dans ces documents (OCRisation)

Noteshelf (iPad seulement)

Application payante de prises de notes manuscrites (avec dessin).
Pour moi la plus complète: pls outils d’écriture, plusieurs feutres de dessin, gestion de carnets, gestion de style de pages, …
Email de notes, stockage dans Dropbox aussi. Gestion très poussée de la zone « paumes des mains »
Avec Livescribe3, permet la synchro en live.

Sunrise (Android iPad iPhone Web)

Sunrise, c’est un calendrier gratuit qui peut centraliser les rappels que vous avez placés sur des notes dans Evernote.

Swipes (Android iPad iPhone)

Swipes est une application gratuite permettant de gérer des tâches et est totalement intégré à Evernote.

  • Swipes scan vos emails et peut les convertir en tâches (rappels, récurrence, report, délégation, …). On peut aussi attacher une note Evernote à cette tâche.
  • Mais Swipes peut aussi prendre une note Evernote et la transforme en tâches. Si la note contient des cases-à-cocher, elles seront converties en sous-tâches.

Swipes est une appui dans le pur style GTD: elle demande cependant un temps d’apprentissage pour se familiariser avec ses gestures.

Zapier (Web)

Zapier est un site Web permettant (un peu comme IFTTT) de créer des scripts qui couplent deux applications entre elles et effectuent des actions lorsqu’un événement apparait dans une des applis.
Par exemple, vous pouvez automatiser le sauvetage dans Evernote de tout email que vous auriez signaler comme « Important » dans Gmail.
L’outil offre une version gratuite, Basic, Premium et Business.
L’application gratuite permet de se faire une idée ou de l’utiliser dans des situations simples, car c’est là que le bas blesse: en version gratuite, on ne peut exécuter les scripts qu’une centaine de fois.

Postach.io (Web)

C’est un blog qui utilise des notes Evernote spécialement targuées comme posts.
Une fois connecté à votre compte Evernote, postach.io vérifié de manière régulière la présence de notes à poster et s’exécute.
Lorsque je l’avais testé, ce système présentait un gros problème: si on supprimait une note déjà publiée, la suppression effective du blog était plus qu’aléatoire.

ENaddress: vos emails dans Evernote

Qu’est-ce que c’est ?

Toutes les formules Evernote possèdent une adresse email où l’on peut envoyer des notes par email.
Cet email est du type: <nom_utilisateur_Evernote.eaabb@evernote.com
Toutes ?
Non. La version Basic n’a pas cette fonctionnalité.
C’est une grosse erreur de marketing à mes yeux, mais c’est un fait.
Et c’est là qu’intervient ENaddress.
Une fois connectée à Evernote, ENaddress peut être utilisée comme relai de courrier pour envoyer des notes par emails vers un carnet d’Evernote.
Et c’est gratuit.

Principe

Lorsque vous vous enregistrez sur ENadrdess, on vous demande de vous connecter à votre compte Evernote.
C’est standard pour toutes les appuis qui utilisent l’API d’Evernote. Cette connexion ne sera d’ailleurs valable qu’un an. Il faudra la renouveler régulièrement donc.

Une fois enregistré, ENaddress vous propose de créer des adresses email pour chaque carnet de notes Evernote dans lequel vous désirez stocker des notes.
L’adresse email est du type: .<mot_clé>@enaddress.com.
Le <mot_clé> est libre, mais autant le créer de manière à ce qu’il rappelle vers quel carnet de notes l’email sera envoyé.
Par exemple: .bouquins@enaddress.com pour que les envois tombent dans le carnet « bouquins » de votre Evernote.

Sans mot clé, c’est le carnet Inbox de défaut qui est ciblé.
Il ne vous reste plus qu’à enregistre vos différentes adresses dans votre courrielleur et c’est parti.

Tarifs

L’outil est (jusqu’à présent) gratuit.

Mais ?

Seul inconvénient, les emails passent par le server de ENaddress !


  1. mais là, les tableaux, c’est tellement épique, tant au niveau formatage qu’au niveau modification… que cela en devient inutilisable ! 
  2. même si la taille max d’une note est limitée à 100M 
  3. Bémol: cette notification se fait au travers des applications « desktop » Evernote, il faut donc être connecté aux serveurs pour en profiter ! 
  4. la gestion des tableaux est meilleure que dans EN, mais on sent bien que l’on est pas dans Word (menu contextuel limité, …)